Synology Drive
Hướng dẫn sử dụng cho người dùng nội bộ | Version 1.0
1. LOGIN SYNLOGY DRIVE
Bạn có thể truy cập Synology Drive bằng cách truy cập vào link sau:
https://drive.globallinkconsulting.sg/
Đăng nhập tài khoản, mật khẩu được admin cung cấp.
2. ĐIỀU HƯỚNG TRONG SYNLOGY DRIVE
Từ bảng menu trên trang chủ Synology Drive, bạn sẽ thấy các mục sau:
| Mục | Mô tả |
|---|---|
| My Drive | Lưu trữ tập tin cá nhân của bạn. Lưu ý: Phải được quản trị viên DSM bật |
| Team Folder | Xem và chỉnh sửa nội dung trong các Team Folder mà bạn có quyền truy cập. Lưu ý: Phải được quản trị viên DSM bật |
| Shared with me | Các file/folder mà người khác chia sẻ cho bạn |
| Shared with others | Các file/folder mà bạn đã chia sẻ cho người khác |
| Recent | Các file đã truy cập hoặc chỉnh sửa gần đây |
| Starred | Các file/folder bạn đã đánh dấu yêu thích |
| Recycle Bin | Các file/folder đã xóa, có thể khôi phục |
| Labels | Xem các file/folder đã gắn nhãn hoặc tạo nhãn mới bằng nút +. Đổi tên hoặc sửa nhãn sẽ cập nhật tất cả các mục có nhãn đó |
3. QUẢN LÝ TẬP TIN
3.1. Thanh điều hướng đường dẫn
Ở đầu trang, bạn có thể xem đường dẫn của file và nhảy đến các cấp cụ thể bằng cách click vào chúng.
3.2. Tạo folder và upload file
- Click + Create (Tạo mới) → Tạo folder mới
- Click Upload (Tải lên) → Chọn:
- Upload files (Tải lên file)
- Upload folders (Tải lên folder)
- Upload files from Synology Drive (Tải lên file từ Synology Drive)
3.3. Thao tác với file/folder
Chọn một mục và sử dụng thanh công cụ để thực hiện các hành động sau (hoặc click chuột phải):
| Hành động | Mô tả |
|---|---|
| Share (Chia sẻ) | Chia sẻ mục với người dùng khác |
| Get link (Lấy liên kết) | Lấy liên kết của mục |
| Labels (Nhãn) | Tạo nhãn mới hoặc áp dụng nhãn có sẵn cho các mục đã chọn |
| Make a copy (Tạo bản sao) | Nhân đôi mục tại cùng vị trí |
| Delete (Xóa) | Xóa mục và chuyển vào Recycle Bin |
| Action (⋯) | Xem thông tin hoặc thực hiện hành động khác |
3.4. Upload file từ máy tính
Ngoài cách click Upload, bạn cũng có thể kéo và thả file trực tiếp từ máy tính vào cửa sổ Synology Drive.
3.5. Download file/folder
- Chọn một hoặc nhiều mục → Click Action ⋯ → Download
- Hoặc click chuột phải → Download
3.6. Khôi phục file/folder đã xóa
Để khôi phục mục từ Recycle Bin:
- Chọn mục → Click biểu tượng Restore (Khôi phục)
- Hoặc click chuột phải → Restore
4. QUẢN LÝ FILE BẰNG PHÍM TẮT
Synology Drive hỗ trợ các phím tắt giúp bạn quản lý file hiệu quả hơn bằng bàn phím:
| Phím tắt | Hành động |
|---|---|
Ctrl + C | Sao chép |
Ctrl + V | Dán |
Ctrl + X | Cắt |
Ctrl + Z | Hoàn tác |
Delete | Xóa |
F2 | Đổi tên |
Ctrl + A | Chọn tất cả |
5. CHIA SẺ FILE VỚI NGƯỜI KHÁC
Bạn có thể:
- Chia sẻ file/folder cá nhân của mình
- Chia sẻ các mục mà bạn có quyền quản lý
- Lấy liên kết để chia sẻ lại các file mà bạn chỉ có quyền xem
5.1. Chia sẻ với người dùng DSM
- Chọn một mục → Click Share trên thanh công cụ (hoặc click chuột phải → Share)
- Cấu hình Privacy Settings (Cài đặt quyền riêng tư):
- Private (Riêng tư): Chỉ người được mời mới truy cập được
- Internal (Nội bộ): Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể (xem/chỉnh sửa/bình luận)
Role Permissions - Nhập tên người dùng hoặc nhóm DSM vào danh sách Invitee (Người được mời) và gán quyền phù hợp. Di chuột vào biểu tượng i để xem chi tiết từng vai trò
- Thêm nhiều người mời bằng cách click nút +
- Copy liên kết chia sẻ nếu cần → Click Save (Lưu)
5.2. Chia sẻ với bất kỳ ai (Public Link)
Bạn có thể chia sẻ file với bất kỳ ai bằng cách tạo Public Link (Liên kết công khai). Người có liên kết này có thể xem hoặc chỉnh sửa file tùy cài đặt của bạn.
Các bước thực hiện:
- Vào tab Public Link
- Tick chọn Create a public link to share files with anyone (Tạo liên kết công khai để chia sẻ file với bất kỳ ai)
Tùy chọn:
- Yêu cầu mật khẩu: Người nhận phải nhập password để mở link
- Đặt ngày hết hạn: Link tự động vô hiệu hóa sau ngày chỉ định
Copy liên kết → Click Save
6. KHÔI PHỤC FILE VỀ PHIÊN BẢN TRƯỚC
Synology Drive Server lưu trữ các phiên bản lịch sử của mỗi file đã chỉnh sửa. Mỗi khi bạn sửa file, một phiên bản sao lưu sẽ được tạo ra để phòng khi bạn cần quay lại phiên bản trước đó.
Cách khôi phục:
- Click chuột phải vào mục → Chọn Version History (Lịch sử phiên bản)
- Một cửa sổ hiện ra với danh sách các phiên bản lịch sử, sắp xếp theo thời gian chỉnh sửa
- Click vào biểu tượng ⋮ của phiên bản bạn muốn → Chọn một trong các tùy chọn:
| Tùy chọn | Mô tả |
|---|---|
| Preview (Xem trước) | Xem trước phiên bản đã chọn |
| Make a copy (Tạo bản sao) | Lưu phiên bản đã chọn thành file riêng biệt |
| Restore (Khôi phục) | Khôi phục file về phiên bản đã chọn, ghi đè lên phiên bản hiện tại |
| Download (Tải về) | Tải phiên bản đã chọn về máy tính |
7. SAO LƯU VÀ ĐỒNG BỘ FILE TRÊN PC HOẶC MAC
Synology Drive Client là tiện ích bạn có thể tải về PC hoặc Mac, cho phép đồng bộ và sao lưu các file/folder cục bộ lên NAS.
7.1. Tải ứng dụng Client (Team IT sẽ hỗ trợ User setup)
- Cách 1: Click vào biểu tượng Account (Tài khoản) trong Drive → Chọn Client → Download Client
- Cách 2: Truy cập Synology Download Center → Tab Desktop Utilities → Tải Synology Drive Client
7.2. Hướng dẫn chi tiết (Team IT sẽ hỗ trợ User setup)
Xem các bài viết sau để biết cách sử dụng:
8. SỬ DỤNG ỨNG DỤNG DI ĐỘNG DRIVE
Bạn có thể tải ứng dụng Drive từ:
- Google Play (Android)
- iOS App Store (iPhone/iPad)
- Quét mã QR từ trang download của Synology
9. BẮT ĐẦU SỬ DỤNG SYNLOGY OFFICE
Với Synology Office, bạn có thể sử dụng các chức năng chỉnh sửa và cộng tác trực tuyến trên:
- Tài liệu (Documents)
- Bảng tính (Spreadsheets)
- Slide thuyết trình (Slides)
📌 GHI CHÚ QUAN TRỌNG CHO USER NỘI BỘ
| Nội dung | Khuyến nghị |
| Địa chỉ truy cập | https://drive.globallinkconsulting.sg/ |
| Tài khoản đăng nhập | Sử dụng tài khoản DSM do phòng IT cấp |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Liên hệ team IT |
| Bảo mật | Không chia sẻ Public Link cho dữ liệu nhạy cảm; luôn đặt mật khẩu + hạn sử dụng |
| Quy trình | GLAC Drive |