GLAC Drive — Hướng dẫn sử dụng
USER GUIDE

GLAC Drive

Hướng dẫn sử dụng hệ thống lưu trữ và phân quyền tài liệu nội bộ  |  Version 1.0

1. Hệ thống GLAC Drive là gì?

GLAC Drive là hệ thống lưu trữ tài liệu tập trung dành cho nội bộ công ty và từng khách hàng. Mỗi khách hàng sở hữu một thư mục riêng biệt, được khởi tạo và phân quyền tự động ngay khi hồ sơ được xác nhận trên hệ thống quản lý khách hàng (CRM). Toàn bộ dữ liệu được lưu trên máy chủ nội bộ của công ty — không qua dịch vụ đám mây bên ngoài.

1.1 Luồng vận hành

Hệ thống hoạt động theo luồng, từ khi chốt dịch vụ đến khi thư mục sẵn sàng sử dụng:

Consultant
Team
1
Báo giá & Chốt dịch vụ
Nhập thông tin khách hàng vào Quotation Tool — tạo báo giá tự động
Gửi báo giá cho khách qua email
Khách xác nhận → nhấn "Thêm vào JIRA" — tạo Organization & Customer trên JIRA
Consulting
Team
2
Tạo hồ sơ khách hàng trên CRM
Nhận bàn giao từ Consultant, kiểm tra thông tin trên JIRA
Tạo Account mới trên CRM — điền thông tin công ty & quốc gia
Tick các dịch vụ đã chốt với khách
Cập nhật trạng thái hồ sơ = Win → Lưu
Hệ thống
Automation
3
Đồng bộ & Chuẩn bị dữ liệu Tự động
Tự động đọc CRM, phát hiện hồ sơ mới hoặc thay đổi dịch vụ
Xác định danh sách thư mục cần tạo theo dịch vụ & quốc gia
Xác định Service Owner phụ trách từng dịch vụ
Đưa hồ sơ vào hàng chờ xử lý
IT /
Automation
4
Tạo cấu trúc thư mục trên GLAC Drive
IT kích hoạt → hệ thống tự động tạo toàn bộ thư mục cho công ty khách
Khởi tạo file nhật ký hoạt động (activity log) trong thư mục công ty
Trường hợp cần gấp: IT kích hoạt ngay — thư mục có trong 5–10 phút
Hệ thống
Automation
5
Phân quyền tự động Tự động
Cấp quyền Organizer cho Service Owner theo từng dịch vụ & quốc gia
Cấp quyền Previewer cho nhân viên liên quan — xem được toàn bộ thư mục công ty
Cấp quyền Editor cho bộ phận kế toán tại thư mục Tax
Thư mục sẵn sàng sử dụng — IT thông báo cho Consulting Team
# Bước Người thực hiện Mô tả
1 Chốt dịch vụ Consulting Team Ghi nhận thông tin khách hàng và dịch vụ đã chốt, chuyển bàn giao cho Consulting Team
2 Tạo hồ sơ CRM Consulting Team Tạo Account trên CRM, tick các dịch vụ, cập nhật trạng thái Win
3 Đồng bộ dữ liệu Hệ thống automation Tự động đọc CRM, xác định dịch vụ, chuẩn bị danh sách thư mục cần tạo
4 Tạo thư mục IT (Setup automation tự động) Hệ thống automation khởi tạo toàn bộ cấu trúc thư mục trên GLAC Drive
5 Cấp quyền tự động Hệ thống automation Phân quyền từng nhân viên vào đúng thư mục theo vai trò và dịch vụ phụ trách
Lưu ý: Từ khi Consulting Team hoàn tất hồ sơ trên CRM, thư mục thường được khởi tạo trong vòng 5–10 phút. Trường hợp cần gấp, vui lòng liên hệ IT để kích hoạt ngay lập tức.

1.2 Cấu trúc thư mục

Mỗi công ty khách hàng có một cây thư mục chuẩn như sau:

Cấu trúc thư mục (Structure New)
Thư mục Mô tả
Client/{Quốc gia}/Active/{Mã_TênCty}/ Thư mục gốc của từng công ty khách hàng
├── 00_Company_Document/ Tài liệu chung của công ty
│   └── a_Company_Profile/ Hồ sơ thành lập — nhân viên liên quan có thể chỉnh sửa
├── 01_Services/ Chứa các thư mục dịch vụ đã đăng ký
│   ├── 00_Incorporation_Legal/ Thành lập công ty & pháp lý
│   ├── 01_Accounting_Tax/ Kế toán & thuế
│   ├── 02_Banking/ Hỗ trợ ngân hàng
│   ├── 03_IT_Services/ Dịch vụ IT
│   ├── 04_Legalization/ Hợp pháp hóa lãnh sự
│   ├── 05_QuickBooks/ Phần mềm kế toán QuickBooks
│   ├── 06_Elearning/ Đào tạo trực tuyến
│   └── 07_Address_Office/ Địa chỉ văn phòng ảo
└── {Mã_TênCty}_activity_log.osheet Nhật ký hoạt động — được tạo tự động
Service Service trên CRM Tạo folder service trên Synology Custom field CRM
1 Singapore incorporation service 00_Incorporation_Legal / 02_Banking cf_2178
2 Offshore incorporation service 00_Incorporation_Legal / 02_Banking cf_2180
3 Incorporation service in other countries 00_Incorporation_Legal / 02_Banking cf_2182
4 Annual financial report 01_Accounting_Tax cf_2184
5 Monthly tax - accounting service 01_Accounting_Tax cf_2186
6 Legalization services 04_Legalization cf_2188
7 QuickBooks service 05_QuickBooks cf_2200
8 Provision of office address service 07_Address_Office cf_2400
9 Domain service 03_IT_Services cf_2190
10 Hosting service 03_IT_Services cf_2192
11 Email Hosting service 03_IT_Services cf_2196
12 Phone Transferring service 03_IT_Services cf_2194
13 Sim purchase service 03_IT_Services cf_2362
14 PayPal Service 02_Banking cf_2398
15 E-learning courses 06_Elearning cf_2717
Lưu ý: Chỉ những thư mục dịch vụ mà khách hàng đã đăng ký mới được tạo. Nếu khách đăng ký thêm dịch vụ sau này, thư mục tương ứng sẽ được bổ sung tự động mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hiện có.

1.3 Cấu trúc thư mục Migrate Data cũ

Cấu trúc thư mục Migrate Data cũ

2. Vai trò và phân quyền

Hệ thống GLAC Drive áp dụng mô hình phân quyền theo vai trò (role-based access control). Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập đúng những thư mục thuộc phạm vi công việc của mình. Toàn bộ quá trình cấp quyền được thực hiện tự động — không cần thao tác thủ công.

2.1 Bảng phân quyền theo role

Organizer — Toàn quyền
  • Xem, tải, tạo, sửa, xóa, share file
  • Quản lý quyền trong thư mục
  • Áp dụng cho: Manager (Service Owner) trong thư mục dịch vụ của mình
Editor — Chỉnh sửa
  • Xem, tải, upload, sửa file
  • Không xóa thư mục
  • Áp dụng cho: Senior, Junior liên quan tại Company Profile và Tax folder
Previewer — Chỉ xem
  • Chỉ xem file, folder
  • Không upload, không sửa
  • Áp dụng cho: Member GLAC liên quan đến công ty nhưng không phụ trách dịch vụ
Không có quyền
  • Không thấy thư mục
  • Không truy cập được
  • Áp dụng cho: Mặc định với tất cả Member GLAC không được cấp quyền cụ thể

2.1 Logic phân quyền tự động

Mỗi khi hồ sơ công ty được xử lý, hệ thống thực hiện theo thứ tự:

  • Chặn quyền mặc định của toàn bộ nhân viên — không ai có quyền trừ khi được cấp rõ ràng
  • Cấp quyền Previewer cho các nhân viên liên quan — xem được toàn bộ thư mục công ty
  • Cấp quyền Editor cho nhân viên liên quan tại thư mục Company Profile
  • Cấp quyền Organizer cho Service Owner trong từng thư mục dịch vụ tương ứng
  • Xóa quyền của nhân viên không phụ trách tại các thư mục dịch vụ không liên quan
  • Cấp quyền Editor cho bộ phận kế toán tại thư mục Accounting & Tax

2.2 Service Owner theo dịch vụ và quốc gia

Dịch vụ Owner — Singapore Owner — US Owner — HK Owner — Khác
Incorporation & Legal Thomas Jolie Lucy Thomas
Banking (tự động kèm Legal) Erik Erik Erik Erik
Accounting & Tax Kaylin Kaylin Kaylin Kaylin
IT Services Steven Steven Steven Steven
Legalization Thomas Thomas Thomas Thomas
QuickBooks Kaylin Kaylin Kaylin Kaylin
Elearning Kaylin Kaylin Kaylin Kaylin
Address & Office Thomas Thomas Thomas Thomas
Quy tắc đặc biệt: Khách hàng đăng ký dịch vụ Incorporation Legal sẽ tự động được tạo thêm thư mục Banking. Legal và Banking luôn đi cùng nhau.

3. Quy trình — Khách hàng mới chốt dịch vụ

Consultant
Team
1
Báo giá & Chốt dịch vụ
Nhập thông tin khách hàng vào Quotation Tool — tạo báo giá tự động
Gửi báo giá cho khách qua email
Khách xác nhận → nhấn "Thêm vào JIRA" — tạo Organization & Customer trên JIRA
Consulting
Team
2
Tạo hồ sơ khách hàng trên CRM
Nhận bàn giao từ Consultant, kiểm tra thông tin trên JIRA
Tạo Account mới trên CRM — điền thông tin công ty & quốc gia
Tick các dịch vụ đã chốt với khách
Cập nhật trạng thái hồ sơ = Win → Lưu
Hệ thống
Automation
3
Đồng bộ & Chuẩn bị dữ liệu Tự động
Tự động đọc CRM, phát hiện hồ sơ mới hoặc thay đổi dịch vụ
Xác định danh sách thư mục cần tạo theo dịch vụ & quốc gia
Xác định Service Owner phụ trách từng dịch vụ
Đưa hồ sơ vào hàng chờ xử lý
IT /
Automation
4
Tạo cấu trúc thư mục trên GLAC Drive
IT kích hoạt → hệ thống tự động tạo toàn bộ thư mục cho công ty khách
Khởi tạo file nhật ký hoạt động (activity log) trong thư mục công ty
Trường hợp cần gấp: IT kích hoạt ngay — thư mục có trong 5–10 phút
Hệ thống
Automation
5
Phân quyền tự động Tự động
Cấp quyền Organizer cho Service Owner theo từng dịch vụ & quốc gia
Cấp quyền Previewer cho nhân viên liên quan — xem được toàn bộ thư mục công ty
Cấp quyền Editor cho bộ phận kế toán tại thư mục Tax
Thư mục sẵn sàng sử dụng — IT thông báo cho Consulting Team

Áp dụng khi có khách hàng mới ký hợp đồng và cần khởi tạo hồ sơ lưu trữ.

  • 1Consulting Team bàn giao thông tin khách hàng cho Consulting Team sau khi chốt dịch vụ.
  • 2Consulting Team vào CRM → tạo Account mới → điền thông tin công ty và quốc gia.
  • 3Tick đúng các dịch vụ khách hàng đã đăng ký.
  • 4Cập nhật trạng thái hồ sơ = Win → Lưu.
  • 5Consulting Team báo IT: "Đã tạo hồ sơ [Tên công ty] — [Quốc gia] trên CRM, cần tạo thư mục."
  • 6IT kích hoạt quy trình tạo thư mục (chọn đúng quốc gia). Thư mục được khởi tạo tự động trong ~5 phút.
  • 7Hệ thống tự động cấp quyền cho các Service Owner tương ứng trong vòng vài phút tiếp theo.
  • 8Hệ thống sẽ thông báo folder công ty đã share trên Synology Drive.
Lưu ý: Từ khi Consulting Team hoàn tất hồ sơ trên CRM, thư mục thường được khởi tạo trong vòng 5–10 phút. Trường hợp cần gấp, vui lòng liên hệ IT để kích hoạt ngay lập tức.

4. Quy trình — Khách hàng thêm dịch vụ mới

Áp dụng khi khách hàng hiện tại đăng ký thêm dịch vụ mới sau khi đã có hồ sơ trên hệ thống.

  • 1Consulting Team vào CRM → tìm Account của khách → tick thêm dịch vụ mới → Lưu.
  • 2Hệ thống tự động phát hiện thay đổi và đưa hồ sơ vào hàng chờ xử lý.
  • 3IT kích hoạt quy trình tạo thư mục — chỉ thư mục dịch vụ mới được tạo thêm, dữ liệu hiện có không bị ảnh hưởng.
  • 4Hệ thống tự động cấp quyền cho Service Owner của dịch vụ mới.
An toàn dữ liệu: Toàn bộ file và thư mục hiện có của công ty đó không bị thay đổi khi thêm dịch vụ mới. Hệ thống chỉ bổ sung, không ghi đè hoặc xóa.

5. Quy trình — Đóng hồ sơ / Công ty ngừng dịch vụ

Áp dụng khi khách hàng chấm dứt hợp đồng hoặc tạm ngừng toàn bộ dịch vụ.

  • 1Consulting Team cập nhật trạng thái hồ sơ trên CRM thành Inactive hoặc Lost → Lưu.
  • 2Consulting Team thông báo cho IT và Manager phụ trách.
  • 3IT di chuyển thủ công thư mục công ty: từ Active/ sang Inactive/ trên GLAC Drive.
  • 4Quyền truy cập của tất cả nhân viên tự động bị thu hồi (thư mục không còn trong vùng Active).
  • 5Dữ liệu được lưu giữ tối thiểu 2 năm trước khi xem xét xóa vĩnh viễn.
Quan trọng: Bước di chuyển thư mục được thực hiện thủ công có chủ đích — dữ liệu khách hàng cần được xác nhận bởi người có thẩm quyền trước khi thay đổi. Không tự ý xóa thư mục mà không có sự phê duyệt của Manager.

6. Quy trình — Chia sẻ tài liệu với khách hàng

Áp dụng khi cần gửi file hoặc thư mục cho khách hàng để xem hoặc tải về.

  • 1Chỉ Service Owner của dịch vụ đó mới được phép tạo link chia sẻ.
  • 2Vào GLAC Drive web portal → chọn file hoặc thư mục cần chia sẻ.
  • 3Nhấn Share → Create link.
  • 4Đặt thời hạn link: 7–30 ngày tùy loại tài liệu.
  • 5Bật bảo vệ bằng mật khẩu — đặt mật khẩu đủ mạnh.
  • 6Copy link và mật khẩu → gửi cho khách qua email công ty.
Không được: Gửi link chia sẻ qua Zalo cá nhân, Facebook Messenger hoặc bất kỳ kênh cá nhân nào khác. Chỉ sử dụng email công ty (@globallinkconsulting.sg).

Thu hồi link chia sẻ

Khi cần hủy quyền truy cập của khách:

  • Vào GLAC Drive → Shared Links → tìm link cần thu hồi → Xóa.
  • IT thực hiện review và dọn dẹp link hết hạn định kỳ mỗi tháng.

7. Xử lý sự cố

Thư mục chưa được tạo sau khi báo IT

  • Kiểm tra trạng thái hồ sơ trên CRM: đã set Win chưa, đã tick dịch vụ chưa?
  • Kiểm tra quốc gia đã điền đúng chưa (Singapore, Hong_Kong, US...).
  • Liên hệ IT để kích hoạt lại quy trình tạo thư mục.

Không thấy thư mục sau khi đã tạo

  • Hệ thống cấp quyền chạy mỗi 7 phút — chờ thêm vài phút rồi thử lại.
  • Đăng xuất và đăng nhập lại GLAC Drive.
  • Nếu vẫn không thấy sau 15 phút: báo IT kèm tên công ty và dịch vụ cần truy cập.

Cần retry thư mục bị lỗi

  • Báo IT: cung cấp tên công ty, quốc gia và mô tả lỗi gặp phải.
  • IT sẽ kiểm tra nhật ký hệ thống, xử lý và kích hoạt lại trong vòng 15 phút.

Hệ thống automation bị gián đoạn

  • Các hồ sơ đang chờ xử lý sẽ được tự động pick up khi hệ thống hoạt động trở lại.
  • Không có dữ liệu bị mất — chỉ bị delay về thời gian.
  • Liên hệ IT để được cập nhật tình trạng.

8. Câu hỏi thường gặp

Phân quyền trên GLAC Drive do ai quản lý?

Hệ thống tự động cấp và thu hồi quyền dựa trên dữ liệu dịch vụ trên CRM. Không ai cần cấp quyền thủ công cho từng nhân viên. IT chỉ can thiệp khi có sự cố hoặc trường hợp đặc biệt.

Ai tạo thư mục cho khách hàng mới?

Hệ thống tạo tự động toàn bộ cấu trúc thư mục sau khi IT kích hoạt quy trình. Không ai cần tạo thư mục thủ công trên GLAC Drive.

Công ty khách ngừng dịch vụ thì dữ liệu đi đâu?

IT di chuyển thư mục sang vùng Inactive. Dữ liệu được giữ nguyên tối thiểu 2 năm, không bị xóa ngay lập tức.

Khách thêm dịch vụ mới thì dữ liệu cũ có bị ảnh hưởng không?

Không. Hệ thống chỉ bổ sung thư mục mới, không chạm vào dữ liệu và quyền truy cập hiện có.

Ai được phép share tài liệu cho khách?

Chỉ Service Owner phụ trách dịch vụ đó. Link phải có thời hạn (7–30 ngày) và mật khẩu. Chỉ gửi qua email công ty.

Tôi thấy thư mục công ty mình không phụ trách — có bình thường không?

Bình thường. Các nhân viên liên quan được xem (Previewer) toàn bộ thư mục công ty để phối hợp công việc. Bạn chỉ có quyền chỉnh sửa trong thư mục dịch vụ mình phụ trách.

Nếu tôi vô tình xóa file thì làm thế nào?

Liên hệ IT ngay. GLAC Drive có tính năng lưu lịch sử phiên bản (Version History) — IT có thể khôi phục file đã xóa trong một khoảng thời gian nhất định.

GLAC Drive User Guide v1.0  |  Tài liệu nội bộ